Pengertian dan 5 Konsep Implementasi Lean Warehousing
June 15, 2023
Menerapkan konsep lean warehousing sangat penting untuk memastikan gudang berfungsi dengan maksimal. Hal tersebut dikarenakan fungsi gudang sendiri bisa memengaruhi kecepatan, efisiensi dan produktivitas bisnis.
Bagaimana tidak? Gudang sendiri adalah tempat krusial yang memiliki fungsi seperti penerimaan dan penyimpanan barang hingga akhirnya produk tersebut didistribusikan kepada para pelanggan.
Dilansir dari jurnal berjudul Penerapan Lean Warehouse pada Gudang Produk Jadi, gudang memiliki peran sebagai penyangga antara ketidakpastian pasokan dan permintaan, sehingga perusahaan mampu menjaga rantai keseimbangan pasokan dalam aliran produksi.
Tak bisa dipungkiri bahwa biaya sewa gudang tidaklah murah. Hal tersebut membuat pengaturan gudang menjadi penting agar produk yang disimpan menjadi lebih terstruktur dan rapi.
Jadi, apa pengertian, tujuan dan konsep lean warehousing dan bagaimana cara kerjanya? Simak penjelasan lengkapnya di sini!
Lean warehousing adalah sebuah proses pengembangan operasi dalam sebuah gudang dengan tujuan mengurangi konsumsi sumber daya tanpa mengorbankan atau menurunkan tingkat produktivitas yang sedang diterapkan dalam gudang tersebut.
Dengan menerapkan konsep lean warehousing, gudang akan memiliki fungsi yang lebih efektif, mengurangi kerja berlebihan atau waktu lembur untuk karyawan sehingga mereka bisa bekerja dengan aman dan nyaman sehingga turnover perusahaan pun menjadi rendah.
Dilansir dari Extensiv, ada sederet keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan.
Berikut keuntungan penerapan sistem lean warehouse:
Usai mengetahui tujuan sistem lean warehouse, Anda juga perlu mengetahui prinsip dan cara penerapannya.
Ada 5 konsep lean warehousing yang biasa dikenal dengan 5s. Konsep tersebut adalah:
Sort atau yang juga disebut seiri dalam bahasa Jepang memiliki arti menyortir atau mengatur gudang dengan cara yang efisien.
Mengatur gudang dengan efisien adalah salah satu cara yang penting untuk menjaga kerapihan gudang dan memudahkan karyawan untuk mencari barang ketika proses distribusi akan dilakukan.
Selain dapat mengurangi waktu karyawan dalam mengurangi barang, menyortirnya juga bisa mengetahui jumlah barang yang tersedia di lokasi tertentu.
Tak sampai sana, organize di sini juga termasuk pengelolaan cara kerja karyawan. Hal ini meliputi sistem kerja yang tidak bertele-tele untuk menghemat waktu penyelesaian.
Contoh cara menyortir barang di gudang:
Anda bisa memisahkan produk berdasarkan kategori atau alfabet. Ketika stok barang mulai menipis, Anda bisa dengan mudah menambahkan barang tersebut.
Sistem kerja karyawan pun bisa dibuat sederhana. Misalkan, daftar barang yang masuk tidak perlu dilakukan dengan menggunakan warehouse management system berbasis cloud seperti Inventory Keeper, Smart Inventory System, dan lain sebagainya.
Anda bisa memilih pencatatan online dan kemudian melakukan back-up data agar jika terjadi kesalahan sistem, data masih tersimpan dengan aman.
Konsep lean warehousing yang kedua adalah set-in-order atau yang juga dikenal sebagai seiton. Prinsip ini pun sangat berguna dan memudahkan karyawan dalam mengatur produk yang berada di gudang
Lokasi dan cara penyimpanan bisa disusun sedemikian rupa untuk meminimalisir waktu pencarian barang ketika waktu distribusi tiba.
Contoh cara mengatur produk di gudang:
Produk yang paling sering terjual atau best seller diletakkan di dekat pintu untuk memudahkan proses pemindahan.
Ruangan yang memiliki aktivitas tinggi seperti gudang tentu saja membutuhkan perhatian yang ekstra dari sisi kebersihan.
Tak hanya mementingkan tata letak dan proses kerja karyawan, menjaga kebersihan gudang pun menjadi hal yang tidak boleh dikesampingkan.
Kebersihan gudang sangat penting untuk dijaga demi menjaga kualitas produk ketika sampai di tangan customer.
Tak bisa dipungkiri, tempat yang kotor atau barang yang berdebu akan mudah rusak. Tentu hal ini bisa meningkatkan biaya operasional yang seharusnya tidak diperlukan.
Tidak sampai sana, risiko barang yang rusak ketika sampai di tangan customer pun akan meningkat jika gudang dan produk tidak rajin dibersihkan secara berkala.
Mesin yang rusak karena jarang dibersihkan atau diperhatikan pun bisa menjadi penyumbang biaya operasional yang tinggi. Jadi, jika bisa dicegah, kenapa harus memilih untuk mengobati?
Cara menjaga kebersihan gudang:
Buat jadwal piket untuk pembersihan gudang secara berkala.
Proses standarisasi penting dilakukan agar karyawan sudah terlatih dan memiliki pengetahuan yang sama tentang sistem yang berlaku.
Komunikasi dan penyamaan pemahaman mengenai sistem operasional penting dimiliki oleh semua karyawan yang bertugas.
Cara terbaik untuk mengetahui dan mengukur pemahaman karyawan adalah dengan melakukan training atau pelatihan secara berkala terlebih untuk karyawan baru.
Cara ini bisa dilakukan untuk memastikan karyawan tidak lupa dan tetap memegang teguh standar yang diberlakukan oleh perusahaan.
Cakupan tugas di gudang sangatlah luas. Jadi, tidak ada salahnya untuk terus melatih dan mengingatkan karyawan mengenai sistem operasional agar semua aktivitas berjalan dengan lancar.
Cara kerja proses standarisasi:
Standarisasi yang berlaku harus mudah dipahami oleh karyawan. Hal ini penting untuk meningkatkan kinerja karyawan dan efektivitas pengerjaan.
Misalnya, Anda bisa meminta karyawan untuk tidak lupa mematikan lampu gudang mati di malam hari untuk mencegah pembengkakan biaya listrik.
Keempat proses lean warehouse di atas tidak akan berguna jika poin terakhir ini tidak dilakukan. Perusahaan perlu melakukan keempat poin di atas agar konsep lean warehouse tetap berjalan dengan semestinya.
Perusahaan dan seluruh karyawan diwajibkan untuk menjadikan keempat poin di atas sebagai kebiasaan untuk mengoptimalkan proses produktivitas gudang.
Cara memastikan proses tetap berjalan:
Perusahaan bisa melakukan peninjauan yang dilakukan secara berkala untuk memastikan empat poin sebelumnya dilakukan dengan benar.
Lakukanlah evaluasi untuk mengetahui jika terjadi kegagalan atau keberhasilan pada sistem penerapan lean warehousing. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui jika proses yang dilakukan sudah efektif atau masih butuh peningkatan.
Konsep lean warehousing sangat berguna untuk meminimalisir pembengkakan biaya operasional. Gudang pun bisa berfungsi secara optimal dan bisa memudahkan kerja para pegawai dalam beroperasi.
