Keterlambatan pengiriman merupakan suatu masalah dalam dunia logistik dan transportasi. Pasalnya apabila pengiriman tertunda, maka dampaknya bukan hanya dirasakan oleh pebisnis itu sendiri, namun juga oleh klien, importir, atau bahkan pelanggan yang sudah menanti.

Statement ini diperkuat dari hasil studi Institut Sitami yang menyatakan bahwa kerugian eksternal akibat keterlambatan pengiriman berpengaruh besar terhadap perusahaan karena adanya komplain yang masuk dari customer.

Faktor-Faktor Penyebab Pengiriman Mengalami Keterlambatan

Sebagai pelaku industri ada baiknya untuk memahami faktor-faktor apa saja yang memengaruhi keterlambatan pengiriman beserta cara efektif untuk mengatasinya. Berikut beberapa di antaranya:

1. Kurangnya Sumber Daya Manusia

Sejak pandemi Covid-19, perubahan tren transaksi dari offline ke online berkembang dengan sangat pesat. Hal ini juga memengaruhi jumlah pengantaran barang di berbagai usaha logistik. Sayangnya meski volume pengiriman tinggi, namun jika tidak dibarengi dengan jumlah sumber daya manusia pekerja yang cukup hal ini dapat menimbulkan masalah.

Kurangnya tenaga kerja dapat menyebabkan pengiriman yang tertunda. Oleh karena itu, faktor ini harus ditanggulangi dengan mengadakan lebih banyak pekerja sesuai dengan kebutuhan. Beberapa jasa ekspedisi sangat mungkin memberlakukan pekerja harian lepas pada momen tertentu seperti idulfitri maupun natal di mana volume pengiriman mengalami lonjakan drastis.

2. Adanya Masa Liburan

Sejalan dengan faktor pertama, adanya masa liburan seperti idulfitri, natal, maupun tahun baru membawa dampak lonjakan pengiriman barang secara signifikan. Hal ini tentu saja melebihi kapasitas layanan kurir pada umumnya sehingga keterlambatan pengiriman sangat mungkin terjadi. Untuk itu, jasa kirim harus mampu memitigasi kemungkinan dengan berbagai solusi yang bisa diterapkan, seperti menambah jumlah pekerja dan armada transportasi.

3. Masalah Rantai Pasokan

Adanya lonjakan pesanan di momen tertentu tidak dapat dijadikan keputusan sesaat untuk menambah pekerja maupun armada, terlebih untuk menambah ini semua dibutuhkan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu sebagai solusi lanjutan, perusahaan ekspedisi sangat mungkin untuk bekerja sama dengan mitra logistik yang memiliki jaringan luas dan sumber daya yang lebih memadai seperti Uniair Cargo sebagai mitigasi risiko keterlambatan pengiriman. Uniair Cargo terbukti selama lebih dari tiga dekade mempermudah jalan Anda dalam melakukan ekspor impor ke berbagai negara.

4. Kesalahan Dokumen

Tidak hanya faktor eksternal, keterlambatan pengiriman juga bisa berasal dari faktor internal seperti kesalahan dokumen atau ketidak lengkapannya.

Beberapa kesalahan dokumen yang paling sering terjadi adalah adanya kesalahan penulisan alamat atau data-data yang tidak akurat. Hal ini dapat menyebabkan pengiriman Anda ditahan atau bahkan ditolak. Oleh karena itu pastikan Anda melengkapi setiap dokumen ekspor maupun dokumen impor yang wajib dibawa.

5. Kurangnya Alat yang Diperlukan

Untuk pengiriman dalam jumlah besar, rasanya sulit jika hanya mengandalkan tenaga manusia secara manual. Oleh karena itu penggunaan seperti kendaraan pengangkut atau forklift menjadi solusi untuk mempercepat proses pendistribusian barang dari gudang menuju kapal pengangkut.

6. Adanya Lonjakan Permintaan untuk Komoditas Tertentu

Perubahan drastis pada permintaan terhadap komoditas tertentu juga bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman. Misalnya pada masa pandemi lalu di mana kebutuhan akan masker melonjak tajam. Banyaknya permintaan pengiriman yang tidak dibarengi oleh jumlah ketersediaan barang memberi dampak pada lambatnya proses pengiriman.

7. Padatnya Lalu Lintas Pengiriman

Meskipun jalur laut dan udara luas, namun kedua transportasi ini juga tidak luput dari kemacetan dan kepadatan kendaraan.

Pada pengiriman jalur laut, keterlambatan bisa terjadi akibat pelabuhan yang kekurangan tenaga kerja sehingga proses muat dan bongkar barang menjadi lebih lama. Sedangkan pada pengiriman jalur udara, jadwal keberangkatan pesawat yang terlalu padat bisa menyebabkan antrean terbang yang panjang sehingga pengiriman mengalami keterlambatan.

8. Masalah pada Moda Transportasi

Ada kalanya keterlambatan pengiriman juga bersumber pada masalah kendaraan pengangkut seperti kerusakan pada truk, atau kecelakaan pada kapal pengangkut. Misalnya pada kasus kapal evergreen yang terjepit di Terusan Suez pada tahun 2021 lalu yang menyebabkan terjadinya penumpukan kapal lain yang tidak bisa lewat. Hal ini tentu saja berpengaruh pada berbagai pengiriman yang akhirnya terlambat.

9. Adanya Cuaca Buruk

Faktor terakhir yang menjadi penyebab dari keterlambatan pengiriman adalah cuaca buruk. Badai, hujan lebat, banjir, longsor, dan juga petir hebat dapat menjadi kendala bagi moda transportasi yang memuat barang baik di jalur laut, udara, maupun darat. Hal ini tentu saja tidak dapat dikendalikan, namun masih bisa diminimalisir dampaknya dengan melakukan perencanaan rute yang lebih efektif dan mengadopsi teknologi pelacakan cuaca guna memonitor serta memprediksi kondisi cuaca selama pengiriman berlangsung.

Cara Mitigasi Risiko Keterlambatan Pengiriman

Setelah mengetahui apa saja penyebab dari keterlambatan pengiriman, berikut beberapa cara preventif yang bisa dilakukan untuk meminimalisir terjadinya keterlambatan pengiriman:

1. Teknologi Pelacakan Pengiriman

Gunakan teknologi pelacakan pengiriman secara real-time agar Anda dapat memantau di mana lokasi barang Anda sekarang. Melalui hal ini, perusahaan mampu merespon dengan cepat apabila terjadi kendala di lapangan.

2. Komunikasi Efektif dengan Pelanggan

Pelanggan selalu menginginkan informasi terbaru tentang status pengiriman barang mereka. Oleh karena itu, jika terjadi keterlambatan, ada baiknya untuk segera menyampaikannya kepada pelanggan. Jelaskan pula alasannya dan berikan alternatif solusi. Komunikasi yang terbuka dapat membantu menjaga kepercayaan pelanggan Anda meskipun sesekali terjadi hal-hal di luar kendali.

3. Pastikan Ketersediaan Stok dan Armada

Ketika pengiriman mengalami lonjakan tajam seperti pada masa liburan, maka jauh sebelum itu pastikan untuk memenuhi stok sesuai kebutuhan dan mulailah memperbanyak armada serta tenaga kerja agar saat lonjakan orderan terjadi, Anda sudah siap.

Keterlambatan pengiriman bisa saja terjadi karena beberapa alasan. Namun dengan strategi yang tepat, kerugian akan hal ini bisa dihindari. Percayakan pula pengiriman Anda pasa jasa kirim yang terpercaya seperti Uniair Cargo. Hubungi kami melalui contact@uniaircargo.co.id dan dapatkan penawaran terbaik hari ini!