December 05, 2023
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah panduan yang wajib untuk diketahui dan dilaksanakan oleh seluruh anggota perusahaan tanpa terkecuali. Hal ini juga berlaku dalam pengiriman barang.
Aturan atau panduan dalam pengiriman barang biasanya disebut dengan Standar Operasional Produk Pengiriman Barang. Hal ini penting untuk dipelajari ketika Anda bekerja di dunia shipping atau pengiriman.
Jika Anda tidak membuat atau mengikuti SOP, karyawan pun akan kebingungan dan pekerjaan bisa mengalami banyak masalah.
Lalu, apa sebenarnya fungsi dari SOP pengiriman barang? Apa tujuan dan apa saja tahapannya? Simak penjelasan lengkapnya di sini!
SOP pengiriman sangat penting untuk dipatuhi agar bisnis berjalan dengan lancar. Pasalnya, ketika tidak dilaksanakan, alur kerja bisa menjadi kacau.
SOP pengiriman barang memiliki fungsi sebagai pengatur alur kerja agar pesanan customer bisa disiapkan dengan benar dan dapat dikirim ke alamat yang tepat.
Tak hanya pengiriman, SOP pengiriman barang pun mencakup proses pengemasan. Dalam SOP pengiriman barang, bisa diatur proses pengemasan agar konsisten dan berbagai prosedur lain agar semuanya menjadi seragam.
Dilansir dari NetSuite, ada 5 langkah utama yang perlu Anda lakukan dan terapkan ketika memproses pesanan.
Berikut langkah SOP pengiriman barang:
Langkah pertama SOP pengiriman barang adalah order placement. Langkah ini juga biasa dikenal dengan penempatan pesanan.
Ini adalah situasi ketika Anda menerima pesanan dari customer beserta detail pesanannya. Anda biasanya akan mendapatkan ini dari sistem manajemen pesanan.
Hal yang biasa tertera pada detail pesanan adalah jenis barang, jumlah, identitas pemesan dan juga alamat pengiriman.
Langkah ke dua dalam SOP pengiriman barang adalah proses pengambilan barang. Aktivitas ini mencakup pengumpulan produk tertentu dari persediaan untuk dikirimkan ke pelanggan yang sudah menempatkan pesanannya.
Dalam proses yang satu ini, pastikan aktivitasnya terkontrol. Pasalnya, pengambilan barang bisa sangat berpengaruh pada produktivitas alur kerja pengiriman barang secara keseluruhan.
Ketika pesanan diambil lebih cepat, maka semakin cepat pula pengemasan dan pengirimannya.
SOP pengiriman barang nomor tiga adalah sortir barang atau pemisahan barang. Anda bisa memisahkan produk yang sudah diambil sesuai dengan tujuannya.
Pemisahan barang adalah langkah penting untuk menjaga akurasi serta kepuasan pelanggan. Hal tersebut dikarenakan, tahapan ini menjadi momen yang tepat untuk staf memastikan kualitas barang yang akan dikirim.
SOP pengiriman barang nomor 4 adalah pengemasan. Proses ini perlu dilakukan secara hati-hati karena setiap produk tentunya memerlukan kotak atau kardus pengiriman yang sesuai.
Jangan lupa untuk menambahkan bubble wrap untuk barang yang mudah pecah atau rusak agar tidak hancur dalam proses pengiriman.
Tak sampai sana, proses ini pun mencakup penimbangan berat dan lebar paket, memberikan label yang berisikan alamat penerima, serta memasang instruksi pengiriman jika diperlukan.
Tahap terakhir dalam SOP pengiriman barang adalah mengirim barang. Anda bisa langsung mengirimkan pesan langsung ke pelanggan atau menggabungkannya dengan pesanan lain.
Jika digabungkan, biasanya paket dikirim ke lokasi terdekat untuk menghemat biaya. Penggabungan pesan pun biasanya dikirim dengan menggunakan kurir yang sama.
Untuk keamanan ekstra, sangat penting untuk menggunakan sistem pelacakan barang selama pengiriman. Hal ini berguna bagi Anda dan juga customer untuk mengetahui lokasi barang yang sedang dikirimkan.
Selain mengetahui SOP pengiriman gudang, penting untuk mengetahui aspek yang perlu ditingkatkan agar pelayanan menjadi maksimal.
Beberapa hal yang bisa Anda pertimbangkan untuk lakukan adalah:
Kini Anda bisa menggunakan software atau perangkat lunak untuk mengotomatiskan proses pengiriman barang.
Dengan adanya integrasi sistem pergudangan, Anda bisa mengetahui daftar produk yang tersedia dengan mudah. Anda pun bisa mengetahui berbagai produk yang sekiranya sudah perlu untuk kembali dibuat atau bahkan memasuki masa kedaluwarsa.
Dengan melakukan integrasi dan sinkronisasi, Anda bisa mengecek semua data dalam satu software. Hal ini tentu akan mempermudah pekerjaan dan juga pengawasan.
Bisnis tidak hanya mengenai produksi, namun juga hubungan dengan pembeli. Akan sangat baik jika Anda menyediakan ruang untuk berkomunikasi dengan customer.
Pastikan customer bisa menghubungi Anda via email, pesan, atau sambungan telepon. Anda pun perlu untuk menyediakan informasi mengenai status pengiriman barang untuk menjaga kepercayaan customer.
Memilih jasa pengiriman yang tepat
Memilih jasa pengiriman pun adalah salah satu hal yang perlu dipikirkan secara cermat. Gunakanlah layanan pengiriman terbaik dari perusahaan logistik yang terpercaya.
Jika Anda sedang mencari partner pengiriman logistik ekspor impor (freight forwarding) yang tepat untuk usaha Anda, UNIAIR CARGO dapat memberikan Anda akses ke jaringan pengiriman internasional yang luas, pengaturan pengiriman yang mudah, dan ketepatan pengiriman. Kami telah dipercaya oleh ratusan perusahaan multinasional dalam menangani pengiriman kargo domestik dan internasional serta urusan kepabeanan bea cukai.
Anda dapat memilih jenis kendaraan yang sesuai, menikmati keamanan pengiriman yang dijamin oleh asuransi, dan mengelola biaya pengiriman dengan tarif yang transparan. Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan kami, terutama dalam hal logistik, silakan hubungi kami melalui WhatsApp.
Melakukan perubahan pesanan adalah hal yang biasa terjadi di sisi customer. Namun, tak banyak bisnis yang mengizinkan adanya perubahan pesanan ketika pesanan sudah diterima oleh sistem.
Sebagai pemilik bisnis, jika Anda mengizinkan hal ini, maka tindakan ini menunjukkan bisnis Anda peduli dengan kepuasan pelanggan.
Nah, itu dia penjelasan mendalam mengenai SOP pengiriman barang dan hal yang bisa ditingkatkan. Baiknya SOP ini dapat dijadikan acuan untuk bisnis Anda dalam rangka meningkatkan efisiensi perusahaan.
Contact the Uniair Cargo team
today for a FREE consultation and export cost estimate!
Also, follow us on Instagram at @uniaircargo
for logistics tips, up-to-date information, and export inspiration!
