Apa Itu LOI dalam Ekspor Impor? Inilah Fungsi dan Cara Membuatnya

Apa itu LOI dalam ekspor impor? Dalam dunia perdagangan internasional, istilah LOI menjadi hal penting untuk dipahami mengingat transaksi ekspor-impor membutuhkan berbagai dokumen krusial agar berjalan lancar.

Salah satu dokumen tersebut adalah LOI atau Letter of Intent. Dokumen ini merupakan langkah awal yang dilakukan kedua belah pihak, pembeli dan penjual untuk setelah melakukan kesepakatan bisnis.

Saking pentingnya dokumen yang satu ini, bahkan LOI dibutuhkan dalam transaksi antar negara. Seperti bagaimana LOI menjadi "tanda jadi" kerja sama Indonesia dengan berbagai investor untuk proyek Ibu Kota Nusantara.

Seperti apa yang dimaksud Letter of Intent? Dan prosedur apa yang dilakukan untuk mendapatkannya? Artikel ini akan menjelaskannya secara menyeluruh.

Pengertian Letter of Intent (LOI)

Bicara soal ekspor-impor, kegiatan yang satu ini cukup deras terjadi di Indonesia. Badan Pusat Statistik mencatat ekspor di Indonesia pada 2023 mencapai USD22,41 miliar, sedangkan pada transaksi impor senilai USD19,11 miliar.

Agar prosesnya lebih aman dan nyaman untuk dilakukan, eksportir dan importir membutuhkan sebuah dokumen yang sah dan mengikat, yang disebut Letter of Intent (LOI).

Dokumen yang satu ini digunakan untuk mengekspresikan keseriusan dalam proses negosiasi antara eksportir dan importir.  Meskipun tidak mengikat secara hukum, namun keberadaan LOI dapat menunjukan minat dalam melakukan transaksi untuk selanjutnya diseriusi dalam kontrak yang lebih mengikat.

Fungsi Letter of Intent (LOI) dalam Ekspor-Impor

Sebagai dokumen yang ditujukan untuk mengikat kepercayaan antara eksportir dan importir, LOI memiliki berbagai fungsi antara lain:

1. Menunjukkan Keseriusan Nilai

Melalui Letter of Intent (LOI), pihak-pihak yang terlibat dapat menunjukan niat yang serius dalam melakukan negosiasi. Hal ini menjadi penting untuk membangun kepercayaan antara eksportir dan importir.

2. Menentukan Kerangka Awal Kesepakatan

LOI biasanya mencantumkan kerangka dasar dari kesepakatan yang diinginkan, seperti jenis barang yang akan diimpor atau diekspor, kuantitas, harga, serta jadwal pengiriman. Ini memberikan gambaran awal tentang apa yang diharapkan dari kedua belah pihak.

3. Memfasilitasi Pembiayaan

Dalam beberapa kasus, bank atau lembaga keuangan mungkin memerlukan LOI sebagai bagian dari proses untuk menyediakan pembiayaan atau letter of credit. LOI dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa ada niat serius dari kedua belah pihak untuk melakukan transaksi, sehingga memudahkan proses persetujuan pembiayaan.

4. Antisipasi Terhadap Risiko

Dengan menyusun LOI, kedua belah pihak dapat mengidentifikasi dan mendiskusikan masalah potensial atau risiko dan ketidaksepakatan yang mungkin timbul di kemudian hari. Hal ini membantu dalam mencegah perbedaan pendapat yang signifikan setelah kontrak resmi dibuat.

Komponen Utama dalam Letter of Intent (LOI)

Untuk membuat letter of intent, ada beberapa komponen penting yang harus Anda cantumkan, antara lain:

1. Judul Dokumen: Biasanya mencantumkan "Letter of Intent" atau "LOI" pada bagian atas dokumen.
2. Pihak yang Terlibat: Identifikasi jelas dari pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi, termasuk nama perusahaan dan perwakilan resmi mereka.
3. Tujuan: Penjelasan mengenai tujuan dari LOI tersebut, misalnya untuk menguraikan niat untuk membeli atau menjual barang tertentu.
4. Deskripsi Produk atau Layanan: Detail tentang barang atau jasa yang akan diperdagangkan, termasuk spesifikasi teknis, kuantitas, dan kualitas yang diharapkan.
5. Harga dan Kondisi Pembayaran: Informasi mengenai harga yang diusulkan dan syarat pembayaran, termasuk metode pembayaran yang diinginkan seperti letter of credit atau transfer bank.
6. Jadwal Pengiriman: Rincian mengenai waktu pengiriman yang diharapkan dan cara pengiriman, apakah melalui laut, udara, atau darat.
7. Ketentuan Hukum dan Arbitrase: Penjelasan mengenai yurisdiksi hukum yang akan mengatur kesepakatan dan metode penyelesaian sengketa, seperti arbitrase atau mediasi.
8. Penandatanganan: Tanda tangan dari perwakilan resmi pihak-pihak yang terlibat, yang menunjukkan bahwa mereka menyetujui isi dari LOI tersebut.

Cara Membuat Letter of Intent (LOI) pada Proses Ekspor-Impor

Setelah menentukan komponen yang perlu dicantumkan, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana cara membuat letter of intent (LOI) dalam proses ekspor-impor. Ini dia tahapannya:

1. Cantumkan Detail Produk

Sebelum membuat letter of intent (LOI), perhatikan detail produk yang ingin dibeli seperti spesifikasi, tipe produk, jumlah, harga, dan waktu pengiriman. Hal ini dapat membantu eksportir untuk mengolahnya menjadi kontrak resmi secara jelas.

2. Hubungi Eksportir

Setelah menuliskan detail produk, maka Anda dapat menghubungi eksportir atau penjual untuk menegosiasikan kesepakatan. Selama proses ini berlangsung, Anda dapat bertanya lebih detail tentang proses pengiriman seperti bagaimana mereka melakukan packing dan jalur pengiriman yang biasa ditempuh.

3. Buatlah Letter of Intent (LOI)

Setelah mencapai kesepakatan dalam proses negosiasi antara eksportir dan importir, maka letter of intent (LOI) sudah siap dibuat. Dokumen ini harus menyertakan tanda tangan dari importir untuk selanjutnya dikirimkan kepada eksportir sebagai bentuk keseriusan dari kesepakatan awal.

4. Lanjutkan ke Kontrak Resmi

Jika letter of intent (LOI) sudah selesai ditandatangani, pihak eksportir akan membuatkan kontrak resmi terkait kesepakatan tersebut. Kontrak ini kemudian ditandatangani kembali oleh kedua belah pihak dan bersifat mengikat serta dilindungi hukum.

Itulah penjelasan singkat dari Letter of Intent (LOI). Memang dalam sebuah transaksi bisnis, kepercayaan adalah hal utama. Seperti kepercayaan Anda untuk memilih Uniair Cargo, jasa pengiriman ekspor impor yang sudah terbukti mampu memberikan pelayanan terbaik selama lebih dari 30 tahun. Kami selalu berupaya mengutamakan kepuasan pelanggan dengan servis terbaik dan biaya yang terjangkau. Hubungi kami melalui contact@uniaircargo.co.id untuk mendapatkan penawaran terbaik.

Contact the Uniair Cargo team today for a FREE consultation and export cost estimate!
Also, follow us on Instagram at @uniaircargo for logistics tips, up-to-date information, and export inspiration!