Istilah quotation dan invoice dalam transaksi menjadi hal yang umum diperbincangkan, terlebih dalam bisnis B2B dan jenis bisnis lainnya. Jangan sampai salah dalam mendefinisikan kedua hal ini, karena invoce dan quotation dan invoce memiliki fungsi dan definisi yang berbeda.

Tak sampai di sana, istilah keduanya pun sangat penting untuk diketahui lantaran menyangkut harga dan juga pembayaran. Bahkan salah satunya pun bisa menjadi alat penentu kesepakatan antara penyedia barang / jasa dan juga calon pembeli.

Sebelum mengetahui perbedaan kedua istilah tersebut, ada baiknya Anda pun perlu memahami definisi keduanya. Simak penjelasan lengkapnya di sini!

Definisi Quotation dan Invoice dalam Transaksi Bisnis B2B

Quotation dan invoice adalah istilah yang kerap digunakan untuk proses transaksi bisnis B2B dan juga transaksi bisnis lainnya. Dilansir dari store2go.co.id, istilah tersebut penting untuk diketahui untuk kesuksesan finansial dan bisnis Anda.

Quotation adalah dokumen yang merupakan surat penawaran yang memberikan harga pasti dan merincikan seluruh kebutuhan waktu, ruang lingkup, serta detail lainnya yang diperlukan untuk proses penagihan.

Jadi, jika Anda ingin membeli sesuatu yang berkenaan dengan barang dan jasa, Anda akan mendapatkan quotation terlebih dahulu untuk mengetahui detail pembayarannya. Jika setuju untuk membeli atau menggunakan jasa mereka, maka Anda biasanya akan diminta tanda tangan sebagai bentuk persetujuan.

Invoice adalah daftar barang kiriman atau pembelian yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, serta harga yang perlu dibaayarkan. Invoice sendiri banyak digunakan oleh penjual untuk menagih pembayaran.

Perbedaan Quotation dan Invoice dalam Transaksi Bisnis B2B

Dari definisi yang diberikan, tentunya kini Anda sudah mendapatkan gambaran mengenai perbedaan quotation dan invoice. Kendati demikian, Anda perlu mengetahui perbedaan secara fungsinya.

Perbedaan quotation dan invoice adalah:

• Quotation diberikan sebelum terjadi kesepakatan. Invoice diberikan setelah pekerjaan selesai atau setelah pembeli setuju untuk membayar
• Quotation memberikan keterangan harga barang atau jasa. Invoice berisikan keterangan harga barang atau jasa dengan maksud menagih pembayaran
• Quotation digunakan untuk calon klien. Invoice diberikan setelah kedua belah pihak setuju untuk bekerjasama.

Kapan Quotation dan Invoice Diberikan?

Karena definisi dan fungsi yang berbeda, quotation dan invoice tentu akan diberikan di waktu yang berbeda pula.

Quotation digunakan sebagai pengajuan ketika Anda ingin menawarkan barang atau pelayanan kepada calon pembeli. Jadi, quotation sendiri biasanya diberikan di awal sebelum kedua belah pihak sepakat untuk melakukan kerjasama.

Quotation yang sudah diberikan akan ditandatangani oleh pihak pembeli. Hal ini bertujuan sebagai salah satu pernyataan yang sah bahwa pembeli setuju akan menggunakan jasa atau membeli produk dari pihak penjual.

Di sisi lain, invoice digunakan sebagai alat penagihan dari penjual jasa kepada pembeli. Rincian dari invoice sendiri berupa harga yang sudah disepakati dengan keterangan perlu dibayar.

Invoice sendiri bisa diberikan sebelum waktu pembelian atau setelah barang sampai atau pelayanan selesai dikerjakan. Hal ini tergantung dari perjanjian yang disepakati oleh ke dua belah pihak pembeli dan penjual.

Komponen Quotation dan Invoice

Agar Anda tidak bingung tentang isi atau komponen dan invoice, ada perlu mengetahui rincian ini.

Komponen yang perlu dicantumkan di dalam quotation:

• Kode atau deskripsi barang dan jasa
• Jumlah pesanan
• Harga satuan / harga pelayanan
• Pencantuman diskon atau promo yang diberikan
• Detail perusahaan penjual atau penyedia jasa
• Alamat perusahaan, nomor telepon, sales, dan penanggung jawab perusahaan

Komponen yang perlu dicantumkan di dalam invoice:

• Nama pengguna jasa atau pembeli sebagai tujuan penagihan
• Identitas penyedia jasa atau barang: nama, alamat, dan nomor telepon penjual / penyedia jasa
• Nomor invoice: Biasanya dimulai dengan tahun, bulan, dan urutan dari angka 1
• Daftar barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah pesanan, harga satuan, total tagihan, dan jumlah pajak yang harus dibayar
• Nominal tagihan yang telah mencantumkan nominal diskon, promo dan biaya pengiriman jika ada
• Sistem pembayaran. Jika pembayaran yang dilakukan dengan metode transfer rekening bank, penjual wajib mencantumkan nomor rekening perusahaan.

Meski terlihat mirip, namun tujuan quotation dan invoice dalam transaksi bisnis B2B dan jenis bisnis lainnya tentu memiliki fungsi yang berbeda. Hal ini pun terlihat dari definisi fungsi dan juga waktu penyerahan yang juga berbeda.

Biasanya, jika pembayaran sudah dilakukan, perusahaan penyedia barang atau jasa pun akan memberikan kwitansi sebagai bukti bahwa klien atau customer sudah melakukan pembayaran. Kwitansi pun perlu untuk disimpan sebagai bukti bayar jika dikemudian hari terjadi kesalahan.

Itu dia penjelasan lengkap mengenai beda invoice dan quotation dan transaksi bisnis B2B yang perlu Anda ketahui agar sukses secara finansial