Dalam perdagangan global, terdapat berbagai metode pembayaran yang bisa dilakukan untuk memperlancar proses transaksi kedua belah pihak, eksportir maupun importir.

Memilih mana yang tepat bagi Anda dan rekan kerja sama Anda menjadi penting karena hal ini juga berkaitan dengan trust atau kepercayaan bisnis.

Seperti yang dikutip dari Badan Kebijakan Fiskal Indonesia bahwa kebutuhan impor barang ke Indonesia%20dibandingkan%20tahun%202022.) pada tahun 2023 mencapai USD 221,89 miliar. Jumlah sebesar ini tentu hanya akan terjadi jika eksportir dan importir mencapai kata sepakat, termasuk dalam memilih metode pembayaran yang tepat.

Pada artikel kali ini, kita akan membahas salah satu metode pembayaran yang dinamakan advance payment dalam ekspor-impor yang cukup banyak digunakan. Seperti apa sistem ini? Dan apakah cukup menguntungkan untuk digunakan? Berikut penjelasannya:

Pengertian Advance Payment

Advance payment adalah metode dengan bentuk pembayaran di muka di mana importir atau pembeli akan membayar terlebih dahulu sebelum barang dikirim oleh eksportir (penjual). Apakah pembayarannya membutuhkan uang muka atau langsung lunas, hal ini tergantung dari kesepakatan importir dan eksportir.

Advance payment secara tujuan adalah baik karena memberikan jaminan kepada eksportir bahwa barang mereka akan atau telah dibayar sehingga risiko kerugian dapat dihindari.

Proses Advance Payment dalam Ekspor Impor

Untuk melakukan proses advance payment, ada beberapa langkah yang harus Anda terapkan antara lain:

Melakukan Penawaran dan Negosiasi

Tidak bisa dipungkiri bahwa uang adalah isu yang cukup sensitif dalam berbisnis. Untuk itu pastikan lakukan negosiasi yang tepat dengan menyepakati kontrak termasuk harga, jumlah yang dibayarkan, spesifikasi, jumlah barang, hingga syarat-syarat lain terkait pembayaran.

Berikan Invoice Proforma

Jika Anda bertindak sebagai eksportir, maka penting untuk mengeluarkan invoice proforma yang mencakup rincian total biaya yang harus dibayar di muka oleh importir. Apakah Anda akan memberikan kebijakan untuk pembayaran tanda jadi ataukah importir harus membayar penuh sebelum barang dikirim.

Pembayaran di Muka

Melajuti kesepakatan tentang pembayaran di muka, Anda dapat merincikan proses pembayaran, kapan waktu pelunasan dan jumlah masing-masing biaya yang harus dibayarkan.

Proses Pengiriman Barang

Setelah Anda menerima pembayaran, maka Anda berkewajiban untuk segera mengirimkan barang tersebut sesuai dengan ketentuan yang disepakati. Ada baiknya untuk menuliskan atau menjelaskan secara rinci kapan barang dikirim sejak pembayaran diterima dan estimasi barang sampai sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melengkapi Dokumentasi

Sebagai eksportir, jangan lupa untuk menyertakan dokumen pengiriman untuk mempermudah proses kepabeanan dan pengambilan barang. Sedangkan jika Anda importir, pastikan agar eksportir Anda melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

Keuntungan dan Kerugian Advance Payment untuk Eksportir

Ada banyak komoditas di Indonesia yang bisa diimpor ke luar negeri seperti import kopi, kayu, dan barang-barang lain. Karena berkemungkinan untuk berperan sebagai eksportir dan importir, maka berikut kita bahas keuntungan dan kerugian advance payment bagi eksportir terlebih dahulu. Apa sajakah itu?

Keuntungan:

1. Advance payment dapat mengurangi risiko non-pembayaran yang bisa terjadi setelah barang dikirim.
2. Memperbaiki cash flow menjadi lebih baik dengan adanya dana segar dari pembayaran di muka yang dapat digunakan untuk pengembangan usaha maupun menutup biaya operasional.
3. Transaksi bisa lebih aman bagi eksportir karena tidak perlu mengirim barang sebelum uang diterima.

Kerugian:

1. Adanya risiko barang ditolak apabila spesifikasi yang dikirim tidak sesuai atau terjadi kendala lainnya.
2. Jika Anda gagal memenuhi ekspektasi importir, citra atau reputasi usaha Anda bisa tercemar yang memberikan dampak pada bisnis.

Keuntungan dan Kerugian Advance Payment untuk Eksportir

Setelah melihat dari sisi eksportir, maka selanjutnya mari kita bedah apa saja yang dapat menjadi keuntungan dan kerugian dari advance payment dari sisi importir, antara lain:

Keuntungan:

1. Importir dapat melakukan negosiasi harga yang lebih baik dan kompetitif dengan menitikberatkan pada pembayaran di awal.
2. Karena telah membayar lebih dulu, sebagai importir Anda juga akan mendapatkan prioritas pengiriman sehingga barang dapat datang lebih cepat.

Kerugian:

1. Selalu ada risiko dalam berbisnis, barang yang Anda beli bisa saja tidak dikirim atau bahkan usaha fiktif, padahal Anda sudah membayarnya.
2. Risiko selanjutnya datang dari perbedaan antara sampel atau ekspektasi barang dengan bentuk asli yang dikirimkan. Meskipun bisa diklaim, namun hal ini memakan waktu yang lebih panjang.
3. Pembayaran di awal juga bisa menjadi hal yang berat bagi importir karena nilainya yang tidak sedikit, terlebih jika eksportir hanya menerima pembayaran penuh dan menolak pengajuan Anda untuk membayarnya dalam beberapa tahap.

Cara Mengurangi Risiko dari Advance Payment

Meskipun risiko selalu ada, namun bukan berarti tidak bisa dihindari. Berikut beberapa cara agar advance payment Anda lebih aman:

1. Due Diligence

Lakukan penilaian dan kumpulkan informasi tentang sejauh mana perusahaan yang akan bekerja sama dengan Anda memiliki kredibilitas dan rekam jejak yang baik di industri bisnis.

2. Buat Kontrak yang Jelas dan Terperinci

Susunlah kontrak yang jelas dan terperinci termasuk pada faktor aspek transaksi, deskripsi barang, syarat pembayaran, dan prosedur apabila terjadi klaim.

3. Gunakan L/C (Letter of Credit)

Alternatif lain agar advance payment Anda aman, maka gunakan Letter of Credit sebagai bentuk jaminan pembayaran dari importir ke eksportir, sekaligus menjamin ketersediaan barang dan pengirimannya.

4. Lakukan Asuransi Kredit Ekspor

Anda dapat menggunakan asuransi kredit ekspor untuk melindungi produk yang akan dikirim dari risiko non-pembayaran sekaligus kendala yang mungkin terjadi selama proses distribusi.

Itulah penjelasan singkat tentang advance payment, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda? Tidak perlu khawatir mencari support untuk pengiriman ke luar negeri, karena Uniair Cargo siap melayani Anda. Hubungi kami melalui contact@uniaircargo.co.id untuk penawaran terbaik hari ini.